Aus der Praxis für die Gastro
Digitales Bestellbuch für jeden Lieferanten

Bestellen wie auf dem Block. Nur ohne Zettel.

Orderbuch kennt eure Artikel aus den eigenen Lieferantenrechnungen und denkt mit: Es zeigt, was heute zu bestellen ist und was sonst noch dabei wäre. Das Team tippt Mengen an oder scannt den Strichcode, sammelt je Lieferant und schickt die fertige Bestellung per E-Mail oder WhatsApp – mit Kundennummer, Lieferadresse und Wunschtermin. Der Lieferant bestätigt mit einem Klick.

Zugang anfragen So funktioniert’s
GetränkehandelBestellung
Lieferung Di, 7:00
  1. 1Prosecco Piccolo 0,2 l2 Kart. à 24
  2. 2Silvaner trocken 1,0 l1 Kart. à 6
  3. 3Apfelschorle 0,5 l3 Kisten
  4. 4Cola Bag in Box 10 l2 Stk
  5. 5Zitronenlimo 0,33 l1 Kiste
5 · auf Warteliste bis zur nächsten TourBestellt

Drei Schritte vom Kühlhaus bis zum Lieferanten

Keine Artikelpflege von Hand: Der Katalog entsteht aus den Rechnungen, die ohnehin im Buchhaltungspostfach liegen – Orderbuch liest sie selbst von dort.

01 · Einmalig

Rechnungen einlesen

Vorhandenes Postfach verbinden (Microsoft 365 oder IMAP, nur lesend). E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) und PDF-Rechnungen werden ausgewertet – heraus kommt ein Artikelstamm mit Artikelnummer, Einheit, Preis und Lieferant.

02 · Täglich

Antippen oder scannen

Suchen, nach Lieferant oder Warengruppe filtern, den Strichcode mit dem Handy scannen – oder einfach sagen, was fehlt. Häufig Bestelltes steht oben, fällige Artikel sind markiert.

03 · Pro Lieferant

Prüfen und senden

Vor dem Senden zeigt Orderbuch, was normalerweise noch dabei ist. Die Bestellung geht per E-Mail oder WhatsApp raus, der Lieferant bestätigt per Klick – ihr seht es sofort im Verlauf.

Mehr zur Warenbestellung je Lieferant ›Mehr zur Rechnungskontrolle ›Kostenlose Vorlage: Bestellliste ›

Jeder Lieferant. Vom Großhändler bis zum Metzger um die Ecke.

Viele Bestell-Apps funktionieren nur mit den Lieferanten, die dort angeschlossen sind – meist die großen Großhändler mit eigenem Online-Katalog. Orderbuch geht den anderen Weg: Der Katalog entsteht aus euren eigenen Rechnungen. Damit ist jeder Lieferant dabei, von dem ihr eine Rechnung bekommt – auch der Bäcker, der Winzer, die Brauerei oder der Hofladen.

  • Keine Schnittstelle und keine Anmeldung beim Lieferanten nötig – er bekommt die Bestellung per E-Mail oder WhatsApp, wie bisher
  • Artikelnummer, Einheit und Preis genau so, wie sie auf seiner Rechnung stehen
  • Neuer Lieferant? Erste Rechnung einlesen – fertig. Oder Artikel von Hand anlegen
  • Für Großmarkt und Abholmarkt entsteht eine Einkaufsliste statt einer Bestellmail
  • Alle Lieferanten in einer App: ein Warenkorb je Lieferant, ein Verlauf, eine Rechnungskontrolle
Orderbuch in 70 Sekunden

Vom Zettel am Kühlschrank zur fertigen Bestellung

Das kurze Video zeigt den Weg: Artikel antippen, je Lieferant sammeln, per E-Mail oder WhatsApp senden – und der Lieferant bestätigt mit einem Klick.

Zugang anfragen

Gebaut für den Küchenalltag

Auf Tablet, Handy und PC – auch als App auf dem Startbildschirm, ohne App-Store. Die Startseite „Heute“ zeigt Warenkorb und alles, was gerade ansteht. Alle im Team sehen denselben Warenkorb.

Warenkorb je Lieferant

Jede Bestellung sammelt sich automatisch beim richtigen Lieferanten – mit eigener Bestelladresse und Kundennummer.

Warteliste

Lohnt sich die Lieferung noch nicht? Artikel parken und mit der nächsten Bestellung mitschicken.

Mindestbestellwert im Blick

Ein Balken zeigt, ob der Mindestwert erreicht ist – ohne dass das Team Einkaufspreise sieht.

Stück, Karton, Kiste

Bestellt wird in der Einheit, in der ihr denkt: 24 Piccolos im Karton, Bratwurst nach Stück, Quark im Eimer.

Favoriten und Suche

Die Stammartikel sind mit einem Stern markiert. Die Suche findet auch Artikelnummern.

Strichcode scannen

Handy-Kamera oder Handscanner auf die Ware – der Artikel landet im richtigen Warenkorb. Unbekannte Codes einmal zuordnen, fertig. Für Fässer und Kästen ohne Code druckt Orderbuch Scanlisten und Etiketten.

Schnell erfassen per Sprache oder Foto

„Milch ist fast leer“ sagen oder den handschriftlichen Zettel fotografieren – Orderbuch macht daraus Posten mit passendem Artikel und Menge, die ihr kurz prüft und übernehmt.

Einkaufsliste für die Stadtfahrt

Gemeinsame Liste zum Abhaken und Drucken – mit Vorschlägen, was beim Großmarkt wieder dran ist. Reicht die Bestellung nicht, kommt der Artikel mit einem Tipp samt Art.-Nr. auf die Liste.

Verlauf

Jede Bestellung bleibt mit Datum und Text gespeichert und lässt sich mit einem Tipp erneut in den Warenkorb legen.

Preise im Blick

Für die Chefin oder den Chef: Welche Artikel teurer geworden sind, was das aufs Jahr kostet und wie sich die Kosten je Warengruppe entwickeln. Vor dem Senden kommt ein Hinweis, wenn der Preis gestiegen ist.

Rechnungs-Postfach

Das Buchhaltungspostfach einmal verbinden – ohne neues Postfach, ohne Weiterleitung. Neue Rechnungen kommen automatisch an; im Postfach wird nichts verändert.

Bestätigung per Klick

In jeder Bestellung steckt ein Link: Der Lieferant bestätigt, nennt einen anderen Liefertermin oder einen Hinweis – ohne Anmeldung. Im Verlauf steht sofort „bestätigt“.

Bestellen per WhatsApp

Für Lieferanten, die lieber WhatsApp nutzen: die Bestellung als gut lesbare Nachricht, Mengen fett – nur noch senden. Abschaltbar.

Rollen und Freigabe

Admin, Betriebsleitung und Team. Das Team sieht keine Einkaufspreise; auf Wunsch gibt die Leitung Bestellungen ab einem Wert frei.

Mehrere Standorte

Für Betreiber mit mehreren Betrieben: jeder Standort mit eigenen Artikeln und Lieferanten, Wechsel ohne neue Anmeldung und eine Übersicht aller Standorte – offene Warenkörbe, Bestellungen, Freigaben.

Wareneingang mit Foto

Beim Eintreffen abhaken, was da ist, oder den Lieferschein fotografieren – die Mengen werden ausgelesen. Abweichungen sieht die Leitung sofort.

Rechnung gegen Bestellung

Jede Rechnung wird mit Bestellung und Wareneingang verglichen: zu viel berechnet, nicht geliefert oder teurer – mit fertiger Reklamations-Mail. Vor dem Übernehmen rechnet Orderbuch jede Rechnung gegen: Summe, Preiseinheit, Preissprünge. Was nicht passt, wird gezeigt statt gebucht.

Orderbuch denkt mit

Aus Rechnungen und Bestellungen lernt Orderbuch, wie euer Betrieb einkauft – das Team entscheidet, Orderbuch erinnert.

Wann?

Heute bestellen

Feste Bestelltage und Bestellschluss je Lieferant. Auf einen Blick, wer heute dran ist – rot, wenn der Bestellschluss naht.

Was?

Fällig und vergessen

„Meist alle 7 Tage, zuletzt vor 9 Tagen“: Fällige Artikel sind markiert. Beim Prüfen steht, was normalerweise noch dabei ist – mit einem Tipp ergänzt.

Immer wieder?

Vorlagen und Dauerbestellung

Die Mittwochs-Getränke als Vorlage speichern. Am Bestelltag liegen sie automatisch im Warenkorb – abgeschickt wird erst nach Kontrolle.

Die Bestellmail schreibt sich selbst

Klar gegliedert, ohne Preise, mit allem, was der Lieferant zum Kommissionieren braucht.

  • Kundennummer und Lieferadresse automatisch
  • Wunschtermin und Bemerkung vor dem Senden änderbar
  • Artikelnummer vorne – der Lieferant findet jede Position sofort
  • Kartons mit Umrechnung in Flaschen
  • Für Abholmärkte als Einkaufsliste
  • Versand über Orderbuch – Antworten gehen direkt an euch
  • Bestätigung per Klick – ihr seht sofort, wer bestätigt hat
  • Alternativ als WhatsApp-Nachricht
An: bestellung@getraenkehandel.example
Betreff: Bestellung Restaurant am See – 29.09.
Guten Tag,

hiermit bestellen wir für Restaurant am See:

Kundennummer: 48210
Lieferadresse: Restaurant am See, Seeweg 1
Gewünschte Lieferung: 30.09.

Art.-Nr.   Menge Einheit    Artikel
------------------------------------------
10025          2 Kart. à 24  Prosecco Piccolo 0,2 l  (= 48 FL)
31208          1 Kart. à 6   Silvaner trocken 1,0 l  (= 6 FL)
20417          3 Kiste       Apfelschorle 0,5 l

Bitte bestätigen Sie die Bestellung mit einem Klick:
https://restaurant.orderbuch.net/bestaetigung.php?t=…

Mit freundlichen Grüßen

Zwei Pakete

Preise auf Anfrage – schreibt uns, wie viele Lieferanten ihr habt. Einzelne Funktionen lassen sich auch individuell zusammenstellen.

Basis

Bestellen ohne Zettel

Artikel und Warenkorb je Lieferant, Bestellmail und WhatsApp, Einkaufsliste, Verlauf, Vorlagen, Rechnungs-Import (E-Rechnung, CSV), Rollen und Freigabe, Bestätigung per Klick.

Profi

Einkauf unter Kontrolle

Alles aus Basis, dazu Rechnungs-Postfach, PDF-Rechnungen per KI auslesen, Wareneingang mit Lieferschein-Foto, Rechnung gegen Bestellung, Preisentwicklung und Kosten je Warengruppe, Wetter.

Sicher und in Deutschland

Häufige Fragen

Funktioniert Orderbuch auch mit kleinen Lieferanten wie Metzger, Bäcker oder Winzer?

Ja. Orderbuch braucht keine Anbindung an den Lieferanten: Der Katalog entsteht aus euren Rechnungen, die Bestellung geht per E-Mail oder WhatsApp. Damit ist jeder Lieferant dabei – vom Großhändler bis zum Hofladen.

Brauchen wir dafür eine Warenwirtschaft oder Kasse?

Nein. Orderbuch läuft im Browser auf Tablet, Handy und PC, lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen und braucht keine Warenwirtschaft und keine Kasse. Für Geräte mit eingebautem Scanner gibt es eine kleine Android-App.

Wie kommen unsere Artikel ins Orderbuch?

Aus euren eigenen Lieferantenrechnungen: E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung), CSV-Listen und im Paket Profi auch PDF-Rechnungen. Auf Wunsch liest Orderbuch das vorhandene Rechnungs-Postfach mit – nur lesend. Eigene Artikel lassen sich jederzeit ergänzen.

Muss der Lieferant etwas installieren?

Nein. Der Lieferant bekommt die Bestellung wie gewohnt per E-Mail oder WhatsApp – mit Kundennummer, Lieferadresse und Wunschtermin. Bestätigen kann er mit einem Klick, ohne Anmeldung.

Können wir per WhatsApp bestellen – auch an eine Gruppe?

Ja. Beim Lieferanten wird eine Handynummer oder eine WhatsApp-Gruppe hinterlegt. Orderbuch öffnet WhatsApp mit der fertigen Bestellung. Per E-Mail gehen Bestellungen an bis zu drei Empfänger gleichzeitig.

Darf das ganze Team bestellen?

Ja. Es gibt die Rollen Admin, Betriebsleitung und Team. Das Team sieht keine Einkaufspreise; auf Wunsch gibt die Betriebsleitung Bestellungen vorher frei – immer oder ab einem Bestellwert.

Funktioniert das für mehrere Standorte?

Ja. Jeder Standort hat sein eigenes Orderbuch mit eigenen Artikeln, Lieferanten und Zugängen; Admins wechseln mit einem Klick zwischen den Standorten.

Wo liegen unsere Daten?

Auf Servern in Deutschland (STRATO), jeder Betrieb mit eigener Datenbank. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließt ihr mit einem Klick in der App ab. Täglich gibt es eine Datensicherung zum Herunterladen.

Was kostet Orderbuch?

Es gibt zwei Pakete, Basis und Profi. Die Preise nennen wir auf Anfrage – schreibt uns, wie viele Lieferanten und Standorte ihr habt.

Orderbuch für euren Betrieb?

Schreibt uns, welche Lieferanten ihr habt. Wir richten den Katalog aus euren Rechnungen ein.

info@orderbuch.net E-Mail schreiben