Rechnungskontrolle im Gastro-Einkauf: Fehler finden, bevor sie Geld kosten.
Orderbuch vergleicht jede Lieferantenrechnung mit Bestellung und Wareneingang, erkennt falsche Preiseinheiten und Preissprünge und zeigt, was die Abweichung aufs Jahr bedeutet. Gebucht wird erst, was stimmt.
Wo Lieferantenrechnungen typischerweise nicht stimmen
Im Alltag wird eine Rechnung meist nur auf die Summe angeschaut. Die Fehler stecken aber in einzelnen Zeilen – und weil sie sich bei jeder Lieferung wiederholen, summieren sie sich übers Jahr. Diese Fälle erkennt Orderbuch:
| Fall | Was Orderbuch daraus macht |
|---|---|
| Berechnet, aber nicht geliefert – oder weniger als bestellt | Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang: Fehlmenge, Mehrmenge und „nicht bestellt“ werden angezeigt, mit fertiger Reklamations-Mail. |
| Preis plötzlich höher | Preisentwicklung je Artikel mit Hochrechnung aufs Jahr; vor dem Senden einer Bestellung erscheint ein Hinweis, wenn der Preis gestiegen ist. |
| Karton mit Preis je kg („10 Karton à 3 kg, Preis/kg 7,79 €“) | Orderbuch rechnet den Preis je Karton aus: 3 kg × 7,79 € = 23,37 €. So stimmen Einkauf und Preisvergleich. |
| „Preis je 100“ oder „je 1000 Stück“ | Erkannt und umgerechnet – sonst wirkt eine Serviette plötzlich hundertmal so teuer. |
| Kolli mit Inhalt („1 Kolli à 4 Stück“) | Über die Zeilensumme erkannt; gebucht wird der Preis je bestellter Einheit. |
| Pfand, Fracht oder Rabatt als eigene Zeile | Wird nicht als Ware gezählt und verfälscht weder Einkauf noch Preisentwicklung. |
| Lieferung im Vormonat, Rechnung im Folgemonat | Mit Liefer- bzw. Leistungsdatum zählt der Einkauf im richtigen Monat. |
So prüft Orderbuch jede Rechnung
Rechnung kommt rein
E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung), CSV und PDF-Rechnungen. Auf Wunsch liest Orderbuch das vorhandene Rechnungs-Postfach mit – nur lesend, dort wird nichts verändert.
Erst prüfen, dann buchen
Vor dem Übernehmen rechnet Orderbuch nach: Summe, Preiseinheit, Preissprünge. Was nicht passt, wird gezeigt statt gebucht – ihr entscheidet.
Gegen Bestellung und Wareneingang
Abweichungen zur Bestellung und zum Lieferschein-Foto landen in der Kontrolle – mit Reklamations-Mail an den Lieferanten.
Rechnungskontrolle, Rechnungs-Postfach, PDF-Rechnungen, Wareneingang mit Foto und Preisentwicklung sind Teil des Pakets Profi. Die Rechnungen selbst bleiben, wo sie sind – Buchhaltung und Steuerberater arbeiten wie gewohnt weiter.
Fragen dazu
Ersetzt Orderbuch die Buchhaltung oder den Steuerberater?
Nein. Orderbuch prüft den Einkauf: ob Menge, Einheit und Preis stimmen. Die Rechnungen bleiben in eurem Postfach und gehen wie gewohnt an Buchhaltung oder Steuerberater.
Welche Rechnungen kann Orderbuch lesen?
E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung, CSV-Listen und im Paket Profi auch PDF-Rechnungen. Das Rechnungs-Postfach wird nur lesend verbunden.
Ändert Orderbuch etwas automatisch?
Nein. Auffälligkeiten werden angezeigt; übernommen oder korrigiert wird erst nach eurem Klick. Für Abweichungen gibt es eine fertige Reklamations-Mail.
Sieht das Team die Einkaufspreise?
Nein. Preise, Preisentwicklung und Kontrolle sehen nur Admin und Betriebsleitung; der Server gibt sie an das Team gar nicht erst heraus.
Orderbuch für euren Betrieb?
Schreibt uns, welche Lieferanten ihr habt. Wir richten den Katalog aus euren Rechnungen ein.