Bestellliste für die Gastronomie: Vorlage und Anleitung.
Mit einer guten Bestellliste geht nichts aus und nichts verdirbt. Hier steht, was draufgehört, wie man den Mindestbestand berechnet – und es gibt eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken.
Bestellliste und Lieferanten-Übersicht zum Ausdrucken
Seite 1: Bestellliste je Lieferant mit Art.-Nr., Einheit, Mindestbestand, Bestand, Bestellmenge und Haken für die Lieferung. Seite 2: alle Lieferanten mit Kontakt, Kundennummer, Bestelltagen und Mindestwert.
Was auf eine Bestellliste gehört
Eine gute Bestellliste beantwortet drei Fragen: Was haben wir, was brauchen wir bis zur nächsten Lieferung, und bei wem bestellen wir es – in welcher Einheit?
| Feld | Wozu |
|---|---|
| Lieferant, Kundennummer, Kontakt | Jede Liste gehört zu genau einem Lieferanten – so kommt die Bestellung vollständig an die richtige Stelle. |
| Bestelltage und Bestellschluss | Wer bis wann bestellt sein muss, damit die Ware rechtzeitig da ist. |
| Artikelnummer und Artikel | Genau so, wie sie auf der Rechnung des Lieferanten stehen – dann gibt es keine Verwechslungen. |
| Einheit | Stück, Karton, Kiste, kg: Die Einheit entscheidet, ob 2 Flaschen oder 2 Kartons kommen. |
| Mindestbestand | Ab dieser Menge wird nachbestellt. Er deckt den Verbrauch bis zur nächsten Lieferung plus eine Reserve. |
| Bestand und Bestellmenge | Gezählt wird vor dem Bestellen; bestellt wird die Differenz zum Mindestbestand – aufgerundet auf ganze Gebinde. |
| Geliefert | Bei der Lieferung abhaken. Was fehlt, fällt sofort auf – und nicht erst, wenn es gebraucht wird. |
In sechs Schritten zur eigenen Bestellliste
Lieferanten sammeln
Alle Lieferanten mit Kontakt, Kundennummer, Bestelltagen, Bestellschluss und Mindestbestellwert auf die Übersicht schreiben.
Artikel aus Rechnungen
Die letzten Rechnungen jedes Lieferanten durchgehen und Art.-Nr., Bezeichnung und Einheit genau übernehmen.
Nach Lager sortieren
Die Artikel in der Reihenfolge eintragen, in der man durch Kühlhaus, Keller und Trockenlager geht – das spart Zeit beim Zählen.
Mindestbestand festlegen
Je Artikel: Verbrauch pro Tag × Tage bis zur nächsten Lieferung + Reserve (Formel unten).
Feste Zähltage
Vor jedem Bestelltag des Lieferanten zählen, Differenz eintragen, bestellen. Immer dieselbe Person oder ein festes Team.
Lieferung abhaken
Bei der Lieferung jede Position abhaken und später mit der Rechnung vergleichen – Mengen, Einheiten und Preise.
Mindestbestand berechnen
Mindestbestand = Verbrauch pro Tag × Tage bis zur nächsten Lieferung + Reserve. Die Reserve fängt Schwankungen auf, etwa ein volles Wochenende oder eine verspätete Lieferung.
Rechenbeispiel: Ein Betrieb braucht 6 Liter Milch am Tag, der Lieferant kommt alle 3 Tage, als Reserve plant man einen Tag. Mindestbestand: 6 × 3 + 6 = 24 Liter. Sind beim Zählen noch 9 Liter da, werden 15 Liter bestellt – bei Kartons à 12 Liter also 2 Kartons.
Wo die Papierliste an Grenzen kommt
- Der Verbrauch ändert sich mit Saison, Wetter und Veranstaltungen – feste Mindestbestände passen dann nicht mehr.
- Jede Liste muss abgeschrieben und per Telefon, Mail oder WhatsApp an den Lieferanten übertragen werden.
- Wer was wann bestellt hat, steht nirgends gesammelt – und ob die Rechnung zur Bestellung passt, prüft kaum jemand.
Orderbuch ist die Bestellliste in digital: Die Artikel kommen aus euren Rechnungen, der Einkaufsrhythmus jedes Artikels wird erkannt, fällige Artikel sind markiert, und die fertige Bestellung geht per E-Mail oder WhatsApp an den Lieferanten.
Fragen dazu
Wie oft sollte man den Bestand zählen?
Am besten vor jedem Bestelltag des jeweiligen Lieferanten. Bei Frischware wie Milch, Brot oder Gemüse also oft täglich, bei Getränken und Trockenware meist ein- bis zweimal pro Woche.
Wie hoch sollte die Reserve beim Mindestbestand sein?
Als Faustregel der Verbrauch eines Tages – mehr bei Artikeln, die stark schwanken oder lange Lieferzeiten haben, weniger bei Frischware mit kurzer Haltbarkeit.
Darf ich die Vorlage weitergeben?
Ja. Die Vorlage ist kostenlos und darf ausgedruckt, kopiert und weitergegeben werden.
Orderbuch für euren Betrieb?
Schreibt uns, welche Lieferanten ihr habt. Wir richten den Katalog aus euren Rechnungen ein.